Fraude protocol

Stichting Foundations for Farming Nederland richt zich op het duurzaam verbeteren van het welzijn van mensen en gemeenschappen. De stichting doet dit met behulp van giften van donateurs, kerken, fondsen en bedrijven. Het is daarom belangrijk dat verantwoord wordt omgegaan met de gelden die de stichting tot haar beschikking heeft. Dit fraudeprotocol beschrijft de visie op fraude, preventieve maatregelen ter voorkoming van fraude en de stappen die worden ondernomen wanneer fraude wordt vermoed of geconstateerd.

Fraude

Fraude kent veel verschijningsvormen. De essentie ervan is steeds dezelfde: mensen (of organisaties) eigenen zich geld of vermogensbestanddelen toe waar ze geen recht op hebben. Hierdoor worden anderen, voor wie dit geld bestemd is, benadeeld.
Een vorm van fraude is bijvoorbeeld dat projecten niet worden uitgevoerd, maar dat wel verklaard wordt dat ze zijn uitgevoerd. Ook het declareren van kosten die niet gemaakt zijn, of geld van de stichting uitgeven aan andere zaken dan voor de doelstellingen van de stichting, valt onder fraude.

Visie op fraude

Als Stichting Foundations for Farming Nederland werken we aan duurzame verbetering van de omstandigheden van arme mensen en gemeenschappen, veelal in onderontwikkelde landen. De methodiek Foundations for Farming is een aanpak voor landbouw, maar belangrijker nog: het is een concrete toepassing van het evangelie van Jezus Christus. Via Foundations for Farming wordt voor mensen zichtbaar dat de God van de Bijbel een trouwe God is, die zich ontfermt over wie hem zoeken. Ook onderwijzen we met Foundations for Farming hoe belangrijk het is om een goede rentmeester te zijn over de schepping.

Het is duidelijk dat fraude de kern raakt van wat we als stichting willen zijn en doen. Niet alleen beschaamt fraude het vertrouwen van onze donateurs, maar het verduistert het beeld van God dat we als stichting aan onze doelgroep willen meegeven. Het is daarom heel belangrijk dat we al het nodige doen om fraude te voorkomen en dat er, als er fraude geconstateerd wordt of er vermoedens zijn, alles aan gedaan wordt om schade zoveel mogelijk te beperken.

Interne controle ter voorkoming van fraude

Het toezicht op en beheer van de besteding van donaties, subsidies en overige inkomsten van Stichting Foundations for Farming Nederland is primair belegd bij het bestuur van de stichting. In de interne manier van werken van de stichting worden een aantal controlemaatregelen ingericht:

  • De jaarrekening en administratie van de stichting worden door een onafhankelijke en externe deskundige gecontroleerd. De jaarrekening wordt op de website van de stichting gepubliceerd.
  • Kosten in Nederland worden door de penningmeester betaald op basis van facturen of declaraties.
  • De penningmeester stelt maandelijks een overzicht op van inkomsten en uitgaven van de stichting, dat aan het bestuur ter beschikking wordt gesteld.
  • De gelden die beschikbaar zijn voor de doelstellingen van de stichting worden door de penningmeester overgeboekt naar de bankrekeningen van de (lokale) organisaties die verantwoordelijk zijn voor de projecten. De verdere verwerking van deze gelden is voor de verantwoording van de betreffende organisatie.
  • De penningmeester en de voorzitter hebben toegang tot en inzicht in de betaalrekening(en) van de stichting.

Meldpunt

Gevallen van fraude of vermoedens kunnen worden gemeld bij een bestuurslid van de stichting. Op de website van de stichting, www.foundationsforfarming.nl, staan de betreffende contactgegevens vermeld. Ook kan een melding worden gedaan bij een externe vertrouwenspersoon. Deze persoon is mevrouw C.C. (Clarine) Leskens-Beugelink. Haar emailadres is:  clarineleskens@hotmail.com

Werkwijze bij vermoedens van fraude

Wanneer fraude wordt vermoed, kan dit worden gemeld bij een van de daarvoor aangewezen personen. Naar aanleiding hiervan wordt een intern onderzoek gestart. Bij ernstige verdenking van fraude wordt hierbij een accountant ingeschakeld, en wordt aangifte gedaan ten behoeve van strafrechtelijk onderzoek en vervolging. Als daadwerkelijk fraude blijkt, worden afhankelijk van de situatie disciplinaire maatregelen genomen:

  • Als de fraude is gepleegd door een bestuurslid van de stichting, wordt het betreffende bestuurslid geroyeerd. De schade die door de fraude ontstaan is, inclusief de gemaakte kosten, worden verhaald op het bestuurslid.
  • Als de fraude is gepleegd door een vrijwilliger, wordt de samenwerking per direct opgezegd. De schade en aanvullende kosten worden op de vrijwilliger verhaald.
  • Als de fraude is gepleegd door een medewerker van de stichting, wordt een ontslagprocedure gestart, en worden schade en aanvullende kosten op de medewerker verhaald.
  • Daarnaast kunnen door het bestuur aanvullende disciplinaire maatregelen tegen betrokken personen worden genomen.

Communicatie en melding aan donoren

Fraudegevallen worden vermeld in het jaarverslag van de stichting. Bij fraude door een bestuurslid zal een bericht met betrekking tot royering op de website en in de nieuwsbrief van de stichting worden geplaatst. Als de fraude een specifiek project betreft dat door een of enkele donoren wordt ondersteund, worden de betreffende donoren rechtstreeks door het bestuur geïnformeerd.

Bekendheid bij bestuur en staf

Het fraudeprotocol wordt gepubliceerd op de website van de stichting. Daarnaast wordt het fraudeprotocol aan alle medewerkers en vrijwilligers van de stichting toegezonden. Hiermee worden alle bestuursleden, medewerkers en vrijwilligers van de stichting geacht op de hoogte te zijn van het fraudeprotocol.